Alles zelf georganiseerd, maar op de dag zelf wil je gewoon kunnen genieten? Event coördinatie van Deau Events betekent dat wij de regie overnemen — jij bent op je eigen evenement eindelijk ook echt gast.
Zelfs het best georganiseerde evenement kent op de dag zelf altijd wel een detail dat aandacht vraagt: een leverancier die later komt, een tafel die net iets anders moet, een tijdschema dat bijgesteld moet worden. Normaal gesproken land die vragen bij de organisator zelf — precies op het moment dat diegene liever gewoon aanwezig wil zijn bij het eigen feest.
Onze coördinatoren nemen die rol over. Wij kennen het draaiboek, sturen leveranciers aan en lossen kleine hobbels op voordat jij ze opmerkt.
Onze coördinatoren treden bewust op de achtergrond: gasten merken zelden dat er een team meeloopt, terwijl wij ondertussen leveranciers aansturen, tijdschema's bewaken en kleine aanpassingen doorvoeren. Die onzichtbaarheid is precies het punt — het evenement moet aanvoelen alsof het zichzelf organiseert.
Deze dienst is ideaal als je zelf al veel hebt geregeld, maar op de dag zelf ontzorgd wilt worden:
Zo krijg je het beste van twee werelden: de controle van zelf organiseren, gecombineerd met de rust van een ervaren team dat de uitvoering overneemt op de dag die er echt toe doet.
We bespreken het complete draaiboek, de leveranciers en de tijdlijn, zodat wij precies weten wat er moet gebeuren.
Ons team is als eerste aanwezig, ontvangt leveranciers en bouwt alles op volgens plan.
Gedurende de dag bewaken wij de tijdlijn en lossen we onverwachte zaken op, zonder dat jij of je gasten er iets van merken.
Coördinatie op de dag zelf is met name waardevol wanneer:
Coördinatie op de dag zelf is met name populair bij stellen die hun bruiloft grotendeels zelf hebben georganiseerd, maar op de trouwdag niet zelf achter de schermen willen staan. Ook bedrijven die een evenement intern hebben opgezet, boeken deze dienst vaak om leidinggevenden en organisatoren op de dag zelf te ontlasten.
Deze dienst is los te boeken, maar wordt ook regelmatig gecombineerd met event styling of full service events voor een compleet traject van begin tot eind.
Voor bruiloften is dit een van onze meest geboekte diensten: stellen die zelf alles hebben uitgezocht — van bloemist tot band — maar op de trouwdag niet zelf willen bijhouden of iedereen op tijd is. Wij nemen die rol over vanaf het moment dat de eerste leverancier arriveert.
Wat coördinatie op de dag zelf uniek maakt, is dat het geen zichtbare dienst is — het succes ervan blijkt juist uit wat er niét gebeurt. Geen paniek als een leverancier vertraging heeft, geen wachtende gasten omdat een tijdschema uitloopt, geen organisator die tijdens het eigen feest nog met een telefoon in de weer is. Wij lossen deze dingen op voordat ze zichtbaar worden, op basis van een grondige voorbereiding en kennis van het complete draaiboek. Voor veel klanten is dit achteraf de dienst die het grootste verschil maakt tussen een geslaagd evenement en een evenement waar zij zelf ook echt van hebben kunnen genieten.
Meestal starten wij enkele weken voor het evenement met een uitgebreide overdracht: het draaiboek, de contactgegevens van leveranciers en de exacte tijdlijn van de dag. Zo kennen wij alle details voordat we zelf ter plaatse zijn.
Op de dag zelf zijn wij als eerste aanwezig — vaak ruim voor de eerste leverancier — en blijven we tot en met de afbouw. Zo is er op geen enkel moment van de dag onduidelijkheid over wie de regie heeft.
Meestal enkele weken voor het evenement, met een uitgebreide overdracht van het draaiboek en de leveranciers, tot en met de dag zelf. Zo weten wij precies wat er moet gebeuren, zonder dat we op de dag zelf nog vragen hoeven te stellen.
Zeker, dit is juist de kern van deze dienst — wij nemen de regie over op basis van wat jij al hebt opgezet. Deze dienst is juist ontworpen voor mensen die zelf al veel hebben geregeld en dit graag zo willen houden.
Dat hangt af van de schaal van het evenement; voor grotere events zetten we een team in, voor kleinere evenementen volstaat vaak één coördinator. Bij kleinere evenementen is één ervaren coördinator vaak voldoende om alles in goede banen te leiden.
Ja, coördinatie op de dag zelf is een losse dienst die niet per se gecombineerd hoeft te worden met styling of full service. Veel klanten combineren dit wél met styling voor een compleet traject, maar dat is geen vereiste.
Vertel ons over jouw evenement in een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Koffie staat klaar — de rest regelen wij.
Plan een kennismaking